大型會議從組織到服務執(zhí)行往往需要一個較長的周期.往往大部分活動,會由于主辦方人手問題,會將組織工作與服務工作分開進行,比如自己做組織工作,服務工作交給第三方.特別是在異地主辦的活動,甚至有分成三塊來執(zhí)行,
比如1、組織方(主辦方)
2、差旅服務方(旅游企業(yè)或專業(yè)的會議服務公司)
3、會場氛圍及活動服務(公關公司或專業(yè)的會議服務公司).
這樣,在信息傳遞方面因為是不同的版塊的人員在操作,會造成割裂.因為信息傳遞的割裂,有時甚至會造成服務不到位而影響會議質量.總樣提升效率與服務質量,首先要解決的最大問題就是信息傳遞的割裂.
1、會議的前期信息(會議的組織與注冊期).哪些人,哪些單位參加,因各種不同的會議有不同的會類并且有不同的組織渠道.各項組織渠道,最終需匯總集到一起形成參會人員信息.實際在,不到最后的一天,參會人員的信息總是在不斷的變化中,如注冊、交費、交通等等信息,這些信息也最終匯成了服務對象信息.這些信息的傳遞與同步,會影響到整個會議服務甚至財務管理.如果全完依靠人員傳遞,會給相關組織人員造成很大的功動強度.所以,從會議注冊開始,任何信息的改變,都即時同步,這對整個會議的組織工作就有很大的益處.
2、會議期間的服務工作:接站信息的即時傳達影響到最初的服務印象.在大型會議特別是營銷類會議中,因為大交通信息傳達不及時造成的誤接漏接等現(xiàn)象而引起投訴的情況特別多.會議報到期間因查找參會者注冊信息而引起擁擠與堵塞,同樣會讓參會者不感覺主辦方服務不周到.
3、會議后期的財務報銷與信息整理工作:會議期間的會場管理、財務管理,用餐管理,用車管理等涉及到財務核對的項目,也因為人工處理有可能造成不精準而影響財務報銷.特別對于財務要求嚴格規(guī)范的大型機構.
依上所述,由桂林江山會議會展有限公司開發(fā)的MICE管理與服務系統(tǒng),就很好的解決了以上問題,從信息的傳遞至財務合規(guī)都做了細致的處理,讓會務工作更智能更周到更體貼,從而降低了會務工作的難度,提升會務工作的效率.
